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Ihr erstes Erasmus+-Projekt zu leiten ist deutlich zeitaufwändiger als die meisten Menschen erwarten. Der Zeitrahmen von „wir wollen einen Austausch machen" bis „Teilnehmer sitzen im Flugzeug" beträgt typischerweise 12–18 Monate. Diesen Zeitrahmen im Voraus zu verstehen ist eine der wertvollsten Dinge, die eine neue Organisation tun kann.
Phase 1: Vorbereitung und Partnerschaft (Monate 1–4)
Bevor Sie eine einzige Zeile eines Antrags schreiben, brauchen Sie Partner. Und bevor Sie Partner ansprechen, brauchen Sie ein klares Bild davon, was Sie tun wollen und warum. Dies ist die Phase, die neue Organisationen am häufigsten überstürzen.
Phase 2: Antragschreiben (Monate 4–6)
Die meisten Nationalen Agenturen haben zwei Antragsstichtage pro Jahr — typischerweise im Februar und Oktober. Planen Sie 4–6 Wochen für das Schreiben und Überarbeiten des Antrags ein.
Der Antrag ist ein Vertrag. Jede Verpflichtung, die Sie darin eingehen — über Methodik, Evaluation, Teilnehmerprofil, Verbreitung —, verpflichten Sie sich zu liefern. Schreiben Sie nur, was Sie tatsächlich tun können.
Phase 3: Entscheidung und Vorbereitung (Monate 6–10)
Nationale Agenturen teilen typischerweise Entscheidungen innerhalb von 4–6 Monaten nach dem Antragsstichtag mit. Bei Erfolg erhalten Sie einen Fördervertrag, der die Bedingungen Ihrer Förderung festlegt.
Phase 4: Der Austausch (typischerweise 6–10 Tage)
Der Austausch selbst ist der sichtbarste Teil des Projekts, aber oft nicht der komplexeste zu managen — wenn die Vorbereitung gründlich war.
Phase 5: Nachbereitung und Berichterstattung (Monate 10–18)
Das Projekt endet nicht, wenn Teilnehmer nach Hause gehen. Der Abschlussbericht, der innerhalb von 60 Tagen nach dem Projektende bei der Nationalen Agentur einzureichen ist, erfordert sorgfältige Dokumentation. Führen Sie Aufzeichnungen während des gesamten Prozesses.